Как заполняется книга учета бланков строгой отчетности? Журнал учета бланков строгой отчетности (БСО): образец заполнения Заполнение журнала по учету бсо.

Большая часть людей, занимающихся коммерческой деятельностью, знает, что представляют собой бланки строгой отчетности. Подобные документы используют как коммерческие структуры, так и индивидуальные предприниматели. По своей сути, бланки строгой отчетности несут в себе функции обычного кассового чека в процессе наличных расчетов или же с использованием банковских счетов.

Использование таких документов допускается лишь при расчетах с физическими лицами. Если же в качестве клиента предприятия выступает другая коммерческая организация, то применение таких документов не допускается. Действующее законодательство не накладывает никаких обязательств на предприятие или ИП проверять юридический статус лиц, выступающих в качестве клиентов. Проблемы с налоговыми органами могут возникнут лишь в том случае, если будет обнаружен договор, заключенный с юридическим лицом.

Что представляет собой журнал

Учетная книга (журнал) по бланкам строгой отчетности используется коммерческими структурами и ИП в целях организации и упорядочивания процесса учета выданных документов, которые создаются в специальных типографиях.

Данный журнал вмещает в себе такие данные о бланках , как:

общее количество, полученных от типографии;
количество использованных (выданных продавцам для использования при расчетах с клиентами);
остаточное количество, что имеются в наличии у организации;
количество непригодных, которые были списаны.

Необходимо учесть тот факт, что в учетной книге нет никакой необходимости указывать данные по каждому из бланков, выданных клиентам.

Данный журнал используется лишь для ведения учета внутри коммерческой организации. По ошибочному мнению некоторых бизнесменов в книгу учета бланков строгой отчетности требуется вносить данные о размере полученных доходов. На самом деле этого делать не нужно.

В данную книгу необходимо вносить лишь ту информацию, что касается количественного перемещения бланков : прием их из типографии, передача сотрудникам, остаточное количество, а также их . Одновременно с этим, процесс учета всех доходов, что были получены с помощью бланков строгого отчета, проходит в .

На сегодняшний день не существует утвержденного формата книги для ведения учета. Каждая организация может создать свой вариант данной учетной книги. Стоит отметить тот факт, что чаще всего предприятия используют для создания подобной книги форму по ОКУД 0504045.

Необходимо помнить о том, что каждый лист данной учетной книги должен быть пронумерован, прошнурован, а также подтвержден подписью непосредственного управляющего и главного бухгалтера организации и закреплен печатью компании.

Основные правила при ведении

Если коммерческая структура в своей хозяйственной деятельности использует бланки строгой отчетности, то она обязана вести учетную книгу. На данный момент времени государство пока не определило формат данной учетной книги (журнала) для использования предприятиями и индивидуальными предпринимателями.

По этой причине большинство специалистов рекомендуют организациям и частным предпринимателям использовать форму учетного журнала, что применяется государственными и муниципальными структурами. Данная форма была окончательно утверждена 15 декабря 2010 года Приказом Минфина РФ №173 .

При необходимости в данную форму можно вносить дополнительные столбцы и графы . Данную книгу можно купить или же изготовить в типографии. Каждый лист учета должен быть пронумерован. Все листы этого учетного журнала прошиваются, а подпись руководителя коммерческой организации скрепляется соответствующей печатью.

Журнал должен заполняться предельно аккуратно . Следует точно указать количество полученных от типографии бланков строгой отчетности. Кроме того, необходимо указать информацию о номерах, сериях, а также наименованиях данных бланков. Стоит не забывать о том, что все испорченные или же неверно заполненные БСО никогда не выбрасываются, они перечеркиваются и прикладываются к учетной книге (журналу) БСО.

За ведение учетного журнала БСО отвечает специально назначенный человек из числа сотрудников коммерческого предприятия, который несет материальную ответственность. Руководитель компании или же индивидуальный предприниматель в обязательном порядке должен составить договор о материальной ответственности с сотрудником, что будет заниматься , а также всеми финансовыми и денежными операциями, связанными с этими документами.

Исходя из условий деятельности компании с определенной периодичностью осуществляется внесение информации в учетную книгу.

Вся информация, которая вносится в учетную книгу, должна отражать исключительно процесс получения бланков из типографии , а также их передачу ответственному сотруднику, что будет заниматься выдачей данных документов клиентам предприятия. При этом всем стоит помнить, что при получении оплаты запись об этом в книге учета делать нет никакой необходимости.

Принцип внесения данных

В шапке регистра бухгалтерии или же на отдельном листе, что должен стать титульным, следует внести информацию о названии данного документа , а также данные о периоде, что будет охватывать внесенные в него записи. Непосредственно под регистровым названием вписывается название коммерческой структуры или же ФИО индивидуального предпринимателя.

Кроме этого, вносится информация о коде ОКПО и название отдела организации, что будет заниматься ведением этого временного списка (зачастую данным отделом будет бухгалтерия), а также название формы отчетности строгого типа.

Часть документа с таблицами должна вмещать в себя следующие данные :

Подробная дата совершения финансовой операции.
Полное название организации, что получает бланки, а также структуры, что их поставляет.
Информация о документе, который будет выступать в качестве свидетельства о приеме каждого бланка строгой отчетности по отдельности.
Подробные данные о применении и остаточном количестве бланков с внесением данных о серии и номерах этих бланков роме того, вносится информация о количестве БСО в том случае, если необходимо зафиксировать прием или передачу пакета документов. Как пример подобная ситуация может возникнуть при поступлении БСО из типографии. В такой ситуации следует указать все серийные номера бланков по их порядковому номеру расположения в пачке.
Конечное количество БСО: пришли, были выданы, остались, а также на которых был заведен отдельный учетный журнал.

Вся подробная информация с детальными инструкциями относительно методики заполнения журнала учета документов строгой отчетности должна быть расположена внутри локального акта , что издается непосредственным руководителем коммерческой организации. В данном локальном акте или же в отдельном изданном приказе руководителя предприятия будет указано лицо с занимаемой им должностью, на которое будет возложена ответственность за сохранность БСО.

Также стоит отметить то, что с данным сотрудником компании в обязательном порядке составляется договор о материальной ответственности. Данное лицо получит функции внесения необходимых записей в учетный журнал бланков строгой отчетности.

В этом документе должна быть указана информация о приходе БСО, их выдаче, а также возврате и процедуре списания первичной бланковой документации. К шапке регистра необходимо прикладывать все корешки от выданных документов вместе с неверно заполненными БСО и теми бланками, что по определенным причинам уже не могут быть выданы клиентам предприятия.

Итоги

Чтоб полностью убедиться в том, что процесс ведения учетного журнала БСО происходит с полным соответствием требований и норм, необходимо провести проверку таких аспектов, что возникают при заполнении БСО:

соблюдение правил оформления учетной книги;
ручное внесение данных;
наличие всей необходимой информации о движениях документов;
указание по отдельным видам бланков их остаточного количества.

При соблюдении данных моментов можно смело утверждать о том, что процесс учета ведется на предприятии абсолютно верно .

Когда можно выдавать БСО? Подробности — на данном видео.

С недавних пор ИП не ведут кассовую книгу. Но это не освобождает их от обязанности вести книгу учета БСО и выдавать соответствующие бланки. Особенно это актуально, когда применяется ЕНВД, УСО, или предприниматель ведет свою деятельность на основании патента.

Обратите внимание! ИП не может применять бланки строгой отчетности при оказании услуг организациям и при продаже товаров.

Даже если условия налогообложения позволяют выбирать: применять ККМ или БСО, выбор в пользу бланков строгой отчетности для предпринимателя предпочтителен. Преимущества использования БСО очевидны, так как в противном случае предприниматель должен:

приобретать дорогостоящий контрольно кассовый аппарат,
регистрировать аппарат в налоговой,
заключать сервисный договор с ЦТО,
следить за состоянием кассового аппарата, не допускать его поломок,
периодически приобретать кассовую ленту.

Кроме этого если бизнес предпринимателя требует постоянных поездок к клиенту, то использование кассового аппарата неудобно. Применение бланков строгой отчетности имеет заметные преимущества.

В свою очередь, у таких бланков есть свои недостатки:

бланки можно использовать только при оказании услуг населению;
БСО, напечатанные в типографии, заполняются вручную, что достаточно неудобно, при большом потоке клиентов;
необходимо осуществлять строгий учет БСО и хранить их копии (корешки) в течение 5 лет;
периодически необходимо заказывать новые партии бланков.

Штрафы за невыдачу БСО

За выявление нарушений, связанных с использованием бланков строгой отчётности, а также за невыдачу БСО клиентам предусмотрен штраф по статье 14.5 КОАП РФ:

для ИП и должностных лиц организации (руководителя) – от 3 000 до 4 000 рублей;
для юридических лиц – от 30 000 до 40 000 рублей.

За несоблюдение порядка и сроков хранения бланков строгой отчётности, для ИП и должностных лиц организаций предусмотрен штраф в размере от 2 000 до 3 000 рублей (статья 15.11 КОАП РФ). Кроме этого, за отсутствие БСО (как первичного документа) предусмотрена ответственность по статье 120 НК РФ.

Видео: Бланки строгой отчетности

В некоторых случаях индивидуальным предпринимателям, а также организациям разрешается не использовать контрольно-кассовые машины. Но в таком случае строго обязательно необходимо применение БСО.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Этот документы имеют установленный в законодательстве формат. Имеются определенные правила их использования, применения. Существует множество самых разных особенностей, нюансов и сложностей составления.

Очень важно помнить о необходимости ведения специальной учетной документации. Она представлена как журнал с большим количеством таблиц, в них отражается информация о бланках строгой отчетности, максимально подробная информация.

Базовые аспекты

Индивидуальные предприниматели и различные организации в некоторых случаях имеют право не применять ККМ, не выдавать кассовые чеки. Полный перечень ситуаций, когда это возможно, отражается непосредственно в законодательных актах.

Важно с ними ознакомиться предварительно. Это даст возможность избежать затруднений всевозможного характера, связанных с составлением и формирование документации.

Наиболее существенным нюансом является необходимость ведения учета всех БСО, которые выданы населению. Так как подобного рода документы могут формироваться и использоваться только лишь в случае наличных расчетов с физическими лицами.

БСО при расчете между ИП, юридическими лицами не может применяться. Рассмотреть сложности, а также ознакомится с порядком того, как заполняется книга, нужно будет заблаговременно.

Наиболее существенные вопросы:

определения;
назначение документа;
правовое регулирование.

Определения

Сегодня все действия в обязательном порядке должны осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Но для правильной их трактовки необходимо будет иметь представление о используемых терминах.

В перечень основных понятий на данный момент входит следующее:

платежный терминал;
фискальный режим;
фискальная память;
бланк строгой отчетности;
книга учета (бланков);
наличные денежные средства.

Под сокращением ККМ подразумевается контрольно-кассовые машины. Данные устройства эксплуатируются как ИП, так и юридическими лицами. Служат для формирования кассовых чеков. Именно их и заменяет БСО.

Контрольно-кассовые машины в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в специальном реестре. Все нюансы использования этого оборудования устанавливаются в законодательстве.

Платежный терминал	Устройство для приема наличных. Относится к ККМ. Также, как и остальные машины подобного типа, печатает чеки и может работать без оператора. Прием наличных у населения не требует присутствия физического лица. Обязательно осуществляется регистрация соответствующим образом
Фискальный режим	Работа устройства с включенной фискальной памятью. Таким образом обеспечивается фиксация всех обязательных данных
Фискальная память	Специальная электронная память, в которой размещаются данные обо всех свершенных финансовых операциях. Главной её особенностью является отсутствие возможности вмешательства в её работу. Получение доступа к данной памяти возможно только при наличии специального сервисного кода. Он устанавливается в момент регистрации в налоговой инспекции
БСО	Представляет собой специальный документ, бланк строгой отчетности. Он имеет установленную действующим законодательством форму. Данные документы должны соответствовать рекомендациям заполнения. Содержит перечень данных о осуществленной операции по расчету наличными средствами. Имеется обширный перечень самых разных нюансов, связанных с данного типа документами. В первую очередь – необходимость ведения строго учета. Реализуется он путем составления специальной книги
Кассовая книга учета остатков бланков строгой отчетности	Включает в себя перечень данных о каждом БСО, который был выдан ИП, юридическим лицом за определенный период времени. Существуют определенные требования к формат данного документа. Книгу проверяют контролирующие органы — региональное отделение налоговой службы и иные
Наличные денежные расчеты	Покупка товаров, оплата услуг наличными деньгами. Именно в случае осуществления расчетов таким образом используется БСО. При безналичном расчете в БСО необходимости нет. Существует множество самых разных нюансов, связанных с процедурой формирования отчетности. Важно помнить, что нарушение основных правил приведет к возникновению административной ответственности. Она подразумевает достаточно серьезные денежные штрафы

Назначение документа

Документ рассматриваемого типа одновременно решает достаточно большое количество самых разных задач.

Книга учета бланков строгой отчетности служит для реализации следующих целей:

Использование данной книги не только упрощает проверку контролирующим органам, но и делает работу ИП, коммерческого предприятия более организованной.

Специальный журнал позволяет проверить верность данных в различных документах бухгалтерской/налоговой отчетности.

Тем самым становится возможным избегание большого количества затруднений, вопросов со стороны налоговой службы .

Правовое регулирование

Книга учета бланков строгой отчетности форма 0504045, пример заполнения которой можно найти в интернете без особого труда, установлена

Данный документ являются основополагающим. В его состав включены специальные приложения, регламентирующие различные формы отчетных документов:

Необходимо не забывать о множестве разнообразных нюансов, связанных с нормативными документами этого вида.

Для индивидуальных предпринимателей, предприятий, ведущих коммерческую деятельность, не обозначены стандарты относительно .

Именно поэтому необходимо ориентироваться на обозначенный вышей приказ, который распространяется на государственные учреждения различного типа, внебюджетные фонды.

Порядок формирования журнала учета БСО

Алгоритм составления журнала учета БСО, несмотря на не установленного на государственном уровне стандарта, должен соответствовать некоторых рекомендациям.

По возможности необходимо изучить следующие моменты:

данные;
как составляется;
образец заполнения;
нюансы для предпринимателей, которые ведут свою деятельность, не заключая .

Необходимые данные

На данный момент обозначенная в нормативно-правовых документах форма данного документа отсутствует. Но при этом нужно отразить в специальной книге некоторые определенные данные.

В перечень такой информации входит:

Обозначенные выше данные являются «шапкой» данного документа. Следующим этапом будет составление перечня, он включит следующие данные:

время формирования БСО;
от кого наличные средства были начислены, назначение перечисления;
основания (полное наименование, его индивидуальный номер и дата составления);

В нижней части таблицы в обязательном порядке должна присутствовать графа «Итого». В ней отражаются данные следующих граф (суммарные):

Как составляется документ

Определенных правил для ИП по составлению данных документов не существует. Но при этом необходимо помнить, что непосредственно на самом предприятии обязательно должен быть сформирован специальный локальный акт.

Он издается руководителем предприятия. При этом необходимо помнить, что сам акт имеет определенные правила формирования. В приказе, которым устанавливается определенная форма книги учета, обязательно обозначается ответственное лицо.

Оно выполняет следующие функции:

отвечает за сохранность книги учета БСО;
отвечает за ведение книги учета бланков строгой отчетности.

Существенной особенностью, имеющей непосредственное отношение к ответственному лицу, является составление специального .

Все записи в книгу учета БСО обязательно должно делать именно ответственное лицо. Какие-либо альтернативы попросту не предусматриваются.

Сама книга обязательно должна содержать данные о выдаче/возврате/приходе/списании всех бланков первичных отчетных документов. К регистру обязательно прикладываются корешки БСО.

Помимо них также необходимо приложить:

неверно заполненные формы документов строгой отчетности;
не выданные по какой-либо причине документы.

Образец заполнения

Избежать всевозможных сложностей при заполнении бланков строгой отчетности можно будет путем ознакомления с верно составленным документом. Образец заполнения можно легко найти в интернете.

Важно лишь использовать в качестве источника хорошо себя зарекомендовавшие ресурсы. Особенно это касается ситуации с формированием специального акта, на основании которого производится составление книги.

Нюансы дл ИП без работников

Составление книги бланков строгой отчетности связано с большим количеством самых разных нюансов. Особенно им необходимо уделить внимание в случае, если индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность без работников.

К наиболее существенным нюансам в таком случае относятся следующие:

в качестве ответственного за ведение книги лица выступает сам предприниматель;
утверждает документ также ИП самостоятельно;
хранение должно осуществляться не менее 5 лет;
допускается только по истечении 1 месяца – с момента проведения инвентаризации;
неиспользованные бланки могут храниться в течение любого времени – какие-либо сроки для этого случая попросту не установлены;
списание бланков осуществляется стандартным способом.

В случае того, если компания применяет в качестве наличных расчетов бланки строгой отчётности, то необходимо учитывать этот факт в специальной учетной книге. При этом имеется полное право на:

Пользование специальной формой (ОКУД 0504045)
Пользование собственно созданным бланком книги.

Где можно скачать типовой бланк формы?

Здесь можно найти и скачать бланк по ОКУД 0504045. Помимо этого здесь можно найти образец того, как заполнять учетную книгу БСО.

Что необходимо учитывать?

Все лица, которые используют БСО, должны заполнять данную книгу.
Отсутствие обязанности регистрации учетной книги БСО в налоговой службе.
Ее ведение осуществляется вручную, при этом необходимо нумеровать и прошивать каждую страницу.
Должна присутствовать печать компании, инициалы главного лица.

Этот и другие виды документации участвуют в образовании правильной системы документооборота, улучшая доступность и структуру.

Пример того, как необходимо заполнять книгу учета бланков строгой отчетности (БСО)

Что необходимо знать и учитывать (по ОКУД 0504045 )?

В этой книге фиксируется информация о поступлении БСО в компанию, и производится печать на специальных станках, или создаются самостоятельно.
Фиксация записи производится при каждой выдаче БСО человек, приобретающим.
Таблица фиксирует дату вручения БСО или их выдачи. В обязательном порядке необходимо указать документацию на основе, которой производятся процедуры с БСО.
Шестая и седьмая графа фиксирует количество врученных БСО, номерной знак и серия.
Восьмая, девятая и десятая графа фиксирует данные по выдаче БСО, где указывается количество, номерной знак, серия и заверяется человеком, которому был вручен бланк.
11 и 12 графы фиксируют данные по остатку БСО.

Не знаете где скачать бланк формы по ОКУД 0504045?

Здесь можно найти и скачать соответствующие документы.

Книга учета бланков строгой отчетности - это обязательный регистр для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет.

Утвержденная форма книги носит официально название — Книга по учету документов строгой отчетности. Организации и индивидуальные предприниматели применяют ее, когда речь идет о БСО. Однако, если попробуем найти форму данного регистра, утвержденную к применению, то обнаружим следующее:

форма ОКУД 0504045, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н;
форма ОКУД 0504819, утв. протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001.

Вот и получается, что фактически все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели применяют не Книгу учета бланков строгой отчетности, а Книгу по учету документов строгой отчетности.

Возникает вопрос, а обязательны ли к применению решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам. Оказывается, да. Это разъясняет Минфин в письме от 10 января 2014 г. N 03-01-15/203.

Давайте разберемся, что такое бланки строгой отчетности: как вести учет БСО?

Учет БСО

Итак, ваша организация или ИП осуществляет вид деятельности, при котором, получая наличные денежные средства от населения, разрешается использовать и вести учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии, например:

изготовление ключей;
шиномонтаж;
химчистка;
ветеринарные услуги;
и прочее.

БСО можно печатать самостоятельно, если имеется автоматизированная система, защищенная от несанкционированного доступа. Как вариант - доработка кассового аппарата, но без регистрации в налоговой, - приобрести в типографиях. Как ведут учет таких подотчетных документов в этом конкретном случае? У хозяйствующего субъекта возникает обязанность иметь журнал учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого вы найдете ниже. (п.13 постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).

Как ведут учет бланков строгой отчетности

359-е постановление (ведение книги учетов бланков строгой отчетности регулируется этим нормативным актом) определяет требования к ведению книги. Обязательными являются такие:

листы прошнуровать;
пронумеровать;
подставить подпись руководителя и главбуха;
скрепить печатью или штампом.

Рассмотрим шаблон заполнения книги, учитывая главную задачу: обеспечить учет в разрезе наименований, серий и номеров БСО. Для этого определим обязательные для заполнения поля и графы:

Наименование формы - например, Квитанция БО-3, Наряд-заказ БО-1.
Дата движения, число,месяц, год - это дата получения из типографии, дата передачи лицу, ответственному за прием денег от населения.
От кого получено или кому отпущено - указываем наименование типографии при получении, а при отпуске ФИО, ответственного лица.
Основание (наименование документа, номер, дата) - при получении квитанций это может быть акт приемки, приходный ордер М-4, при отпуске - требование-накладная, акт, расписка - в зависимости от установленного графика документооборота.
Приход, Расход (количество, серия и номер бланка, сумма) - в данных графах необязательно переписывать все номера и серии полученных распечатанных квитанций, достаточно указать, например, 10шт серия АК №№980500-980509 30 руб.00 коп.
Остаток (количество, сумма) - определяется после каждого поступления или отпуска бланков = Остаток до начала движения + Приход-Расход.

Книга учета бланков строгой отчетности: образец заполнения

Образец заполнения листа:

Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):

Не забудьте о важных нюансах:

с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ (п.14 Постановления №359);
образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).

Административная ответственность

Что случится, если форма 0504045 (книга учета БСО) будет отсутствовать в организации? Ответ на этот вопрос есть в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях . Итак, неправильный контроль за БСО и непредставление книги по запросу ИФНС грозит:

должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
юридическим лицам предупреждением или штрафом в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

Таким образом, каждая организация и индивидуальный предприниматель может самостоятельно решить, что ей выгоднее: книга учета бланков строгой отчетности, купить которую можно в любой типографии, или штраф при каждом запросе из ФНС.