Е.М. Филина, аудитор

Директор путает счет компании с собственным карманом

Что делать бухгалтеру, если руководитель тратит деньги организации на личные нужды

Директор берет деньги из кассы и тратит их на свои нужды, а вам, как главбуху, поручает «что-нибудь придумать»? Или дает указание оплатить с расчетного счета фирмы его личные покупки и требует их «провести»? Нередко бухгалтер первым делом начинает подыскивать статью затрат, по которой можно было бы списать потраченную шефом сумму, замаскировав ее под расходы фирмы. Но начинать лучше с другого. Тогда, возможно, и хитрить не придется.

Сразу оговоримся, что речь пойдет о ситуациях, когда обязанность компании оплачивать те или иные личные расходы директора не предусмотрена локальными нормативными актами и договором с ним. Мы будем обсуждать те траты руководителя, которые сделаны явно не в интересах организации.

Чем рискует главбух

Такая ситуация напрямую касается вас как главбуха. Ведь главбух не только отвечает за достоверность данных бухотчетностип. 2 ст. 7 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ) . Он также обязан обеспечивать соответствие хозяйственных операций закону и контроль за движением имущества и исполнением обязательствп. 3 ст. 7 Закона № 129-ФЗ . А как мы убедимся дальше, порою личные траты директора идут вразрез с законом.

Если главбух не согласен с проведением той или иной операции, документы по ней могут быть приняты к учету только с письменного распоряжения руководителяп. 4 ст. 7 Закона № 129-ФЗ . Но на деле найдется немного директоров, которые станут письменно оформлять подобные поручения. Увы, чаще вопрос ставится иначе: или бухгалтер выполняет устное распоряжение шефа, или ищет другую работу.

Между тем, проводя личные траты руководителя как расходы компании, вы:

• искажаете налоговую отчетность. Если это обнаружится в ходе налоговой проверки и с организации взыщут пени и штрафы, то претензии собственники компании предъявят и вам, а вы можете потерять работу. Более того, если доначисления потянут на налоговое преступлениестатьи 199 , 199.1 УК РФ , то вас могут счесть пособником директорап. 5 ст. 33 УК РФ ;
• искажаете финансовую отчетность, пользователями которой являются и участники компании. И если директор компании - не единственный ее владелец, то обнаружившие «недостачу» собственники уволят и его, и вас.

Поэтому в ваших интересах убедить шефа перевести личные траты в законное русло.

Проводим ликбез для шефа

Начните с разъяснительной работы с директором. Она может понадобиться, даже если ваш руководитель запустил руку в карман фирмы впервые. Ведь не исключено, что это лишь начало будущей лавины личных покупок за счет компании.

Объясните директору:

• почему важно разделять личные деньги руководителя и деньги компании. Выбор аргументов зависит от того, кем приходится фирме ее директор: единственным собственником, одним из собственников или всего лишь наемным работником;
• во что его траты обходятся компании. Покажите, что, приобретая что-то лично себе за счет компании, директор на самом деле может лишить ее суммы большей, чем он потратил на покупку. Кроме того, налоги придется заплатить и ему самому.

Директор - единственный собственник компании

АРГУМЕНТ 1. У компании может не хватить денег на что-то важное

Нередко подход «тут все мое, трачу деньги на что хочу» изымает из оборота средства, необходимые для своевременного выполнения обязательств компании. Сегодня руководитель заберет деньги на личные нужды, а завтра окажется нечем заплатить кому-то из контрагентов или государству. Контрагент взыщет договорные неустойки, а налоговики и фонды - пени и штрафы.

АРГУМЕНТ 2. Имущество компании не принадлежит ее участникуп. 1 ст. 66 ГК РФ

А наличие денег на расчетном счете вовсе не означает, что у компании есть прибыль. Это ясно каждому бухгалтеру, но, к сожалению, не всегда очевидно директорам-собственникам. Если прибыли нет, то они расходуют на личные нужды привлеченные средства или уставный капитал, которые на самом деле должны идти на погашение обязательств компании.

Мнение читателя

“ Я считаю, это несправедливо, что закон не позволяет учредителю брать деньги фирмы на личные расходы. Будь он индивидуальным предпринимателем, никто даже не поинтересовался бы, куда он дел деньги. А тут на каждый «чих» бумага нужна, пусть даже фиктивная - ведь товарные и кассовые чеки продаются на каждом углу” .

Любовь,
бухгалтер, г. Москва

И если вдруг дело дойдет до банкротства, суд может по требованию кредиторов признать недействительными сделки по приобретению директором чего-либо для себя за счет компаниип. 2 ст. 61.2 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» . Тогда стоимость купленного директор должен будет возместитьп. 2 ст. 167 ГК РФ .

Когда прибыль есть, владелец бизнеса вправе забирать ее себе. Но только прибыль, уже полученную по итогам законченных отчетных периодов, только после ее налогообложения и только по предусмотренной законом процедуре - путем ее распределения.

Распределить прибыль - значит решить, на что она будет потрачена. Если директор-собственник желает потратить ее на себя, то он может принять решение как о выплате себе дивидендов, так и о расходовании компанией прибыли на оплату его личных расходов. С налоговой точки зрения дивиденды выгоднее как для самого директора, так и для компании: ставка НДФЛ с них 9%, а не 13% (15% вместо 30% для нерезидентов)п. 1 ст. 224 , пп. 3, 4 ст. 224 НК РФ , и их выплата не требует начисления страховых взносовч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» (далее - Закон № 212-ФЗ); пп. 1, 3 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее - Закон № 125-ФЗ) .

Пользоваться в личных целях деньгами, занятыми в бизнесе, могут только предприниматели (точнее, у них личные и «коммерческие» деньги никак не разделены). Однако они и отвечают по своим предпринимательским долгам всем принадлежащим им имуществомст. 24 ГК РФ .

Директор - лишь один из собственников компании или обычный наемный работник

В этой ситуации вам также пригодятся приведенные выше аргументы. Но здесь возникает еще один вопрос - в курсе ли собственники, что директор живет на широкую ногу за счет компании, и давали ли они на это согласие? Ведь расходуя деньги фирмы на личные нужды, директор тем самым уменьшает заработанную всеми собственниками прибыль и, соответственно, сумму дивидендов, которые получит каждый из них. Если прибыли нет, то он тратит на себя внесенное ими в качестве вклада в уставный капитал имущество или привлеченные фирмой для ее деятельности средства.

Объясните директору, что рано или поздно это обнаружится. Обычно расходование денег компании не по назначению «всплывает» в ходе аудиторской проверки, которую могут инициировать участники перед утверждением годовой бухгалтерской отчетностип. 4 ст. 91 , п. 5 ст. 103 ГК РФ . А для некоторых организаций ежегодный аудит обязателенпп. 1, 2 ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» .

Кроме того, такое положение дел может собственникам компании не понравиться настолько, что они захотят обратиться в правоохранительные органы. В связи с этим напомните шефу о таких статьях Уголовного кодекса РФ, как «Присвоение и растрата»ст. 160 УК РФ и «Злоупотребление полномочиями»ст. 201 УК РФ .

Упомяните также, что закон обязывает руководителя возместить компании причиненный его действиями имущественный ущербст. 277 ТК РФ ; п. 2 ст. 44 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»‌ (далее - Закон № 14-ФЗ); п. 2 ст. 71 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон № 208-ФЗ); п. 2 ст. 15 ГК РФ .

Показываем, сколько стоят расходы директора

Расскажите директору, каковы будут налоговые последствия его трат в разных ситуациях.

СИТУАЦИЯ 1. Незакрытый подотчет

Предположим, ваш директор любит брать деньги под отчет, но о потраченных суммах не отчитывается. Расскажите ему, что выдача очередной суммы в подотчет до полного отчета по предыдущей - нарушение кассовой дисциплинып. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 . Обнаружив этот факт при очередной проверке, банк сообщит о нем налоговой инспекции.

Мнение читателя

“ У нашего директора накопилось больше миллиона рублей в подотчете. И банк просто отказался выдать наличные по чеку на хознужды, пока подотчет не будет закрыт. Объяснили это необходимостью выполнять Закон о противодействии легализации преступных доходов” .

Мария Куркина,
главбух ООО, г. Москва

Никаких санкций за это нарушение не установленоПостановления ФАС СЗО от 25.11.2008 № А56-5137/2008 , от 09.02.2005 № А21-8287/04-С1 ; Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.04.2010 № А69-2973/2009-12 ; Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.12.2009 № 09АП-24082/2009-АК . Однако есть риск, что инспекторы и контролеры из фондов сочтут «просроченный» подотчет доходом директора. Тогда они начислят директору НДФЛ по ставке 13% (или 30% - если он нерезидент)п. 1 ст. 224 , п. 3 ст. 224 НК РФ и страховые взносыч. 1 ст. 7 , ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ , которые большинство компаний платит по ставке 34%ст. 12 Закона № 212-ФЗ . В результате со 100 руб. личных расходов директору придется заплатить 13 руб. НДФЛ (или 30 руб., если он нерезидент), а организации - 34 руб. взносов. Таким образом, покупка «подорожает» на 47 руб., то есть почти в полтора раза. И это не считая возможных пеней и штрафов.

Конечно, доначисления можно будет попытаться оспорить, мы рассказывали об этом в , 2009, № 4, с. 58. Но это лишние проблемы.

СИТУАЦИЯ 2. Траты директора замаскированы под расходы компании и учтены при налогообложении

Начнем с того, что если учтенное как расходы компании приобретение директора попадает в категорию основных средств, то с его стоимости придется платить налог на имуществоп. 1 ст. 374 НК РФ . А если это автомобиль - то еще и транспортный налогп. 1 ст. 358 НК РФ .

Далее объясните директору, что безупречно замаскировать потраченные суммы под расходы фирмы возможно далеко не всегда. Зачастую остается большой риск, что налоговики обнаружат подмену или оспорят обоснованность расходовп. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ . Тогда они доначислят:

• налог на прибыль (20% от суммы расходов)п. 1 ст. 284 НК РФ или налог, уплачиваемый на УСНО (15% от суммы расходов или меньше - в зависимости от ставки налога в вашем регионе)п. 2 ст. 346.20 НК РФ . Ведь расходы на оплату имущества для личного потребления работников и на безвозмездную передачу запрещено включать в расчет налоговой базып. 16 ст. 270 , п. 29 ст. 270 , п. 2 ст. 346.16 НК РФ ;
• НДС, если он принимался к вычету, - по той причине, что товары, работы или услуги приобретены не для облагаемых этим налогом операцийп. 2 ст. 171 НК РФ .

Также вам грозят набежавшие пени и штрафы по этим налогам.

Если же проверяющим из инспекции и фондов удастся еще и выяснить, что под теми или иными расходами компании скрываются расходы на личное потребление директора, контролеры сочтут их сумму его доходом. За этим последует доначисление:

• НДФЛ по ставке 13% (30%, если директор - нерезидент)п. 1 ст. 224 , п. 3 ст. 224 НК РФ ;
• страховых взносовч. 1 ст. 7 , ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ по ставке 34%ст. 12 Закона № 212-ФЗ . На их сумму потом можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль или базу «упрощенного» налогаподп. 1 п. 1 ст. 264 , подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ . Взносы не будут начислены, только если другие облагаемые взносами выплаты директору превышают 463 000 руб. с начала года (415 000 руб. в 2010 г.)ч. 4, 5 ст. 8 Закона № 212-ФЗ ; Постановление Правительства РФ от 27.11.2010 № 933 ;

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Тратя деньги фирмы на себя, можно создать для организации дополнительные расходы - на уплату налогов с покупок. То есть лишить компанию большей суммы, чем потрачена на личные нужды.

• взносов «на травматизм»ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ . Эти взносы также уменьшают базу по налогу прибыль и уплачиваемому на УСНО налогуподп. 1 п. 1 ст. 264 , подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ ;
• НДС. Налоговики могут посчитать, что была безвозмездная передача имущества директору и начислить c его рыночной стоимости налог по ставке 18 или 10%подп. 1 п. 1 ст. 146 , п. 2 ст. 154 , п. 2 ст. 164 НК РФ . Тогда входной налог удастся заявить к вычету, но только если покупка сделана у плательщика НДС и есть счет-фактураподп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 НК РФ ; Письмо Минфина России от 10.04.2006 № 03-04-11/64 .

СИТУАЦИЯ 3. Личные траты директора списаны как расходы организации, не учитываемые при налогообложении

Иными словами, эти расходы не уменьшили налогооблагаемую прибыль, а НДС по ним не был заявлен к вычету. Однако и это не гарантирует, что инспекторы не проявят к ним интереса. Если расходы не связаны с деятельностью компании, то ими могут заинтересоваться инспекторы, проверяющие НДФЛ, и контролеры из фондов. Обнаружив, что речь идет о тратах на благо директора, они доначислят НДФЛ и страховые взносы.

Итак, вы изложили директору вышеприведенные аргументы. И ваши дальнейшие действия будут зависеть от его реакции на них.

Директор соглашается возмещать компании суммы, потраченные на себя

ВАРИАНТ 1. Покупка сделана на имя директора

Предположим, вы оплачивали покупку с расчетного счета компании, но все документы на приобретенное имущество оформлены на имя руководителя. Тогда, чтобы вернуть потраченную сумму, директор может:

• <или> возместить ее наличными деньгами либо перечислить ее со своего личного счета на счет компании;
• <или> распорядиться удержать ее из любых причитающихся ему в будущем выплат, например из зарплаты или из дивидендов.

В этом случае перечисление денег со счета организации - не что иное, как исполнение компанией (то есть третьим лицом) обязательства директора оплатить его личную покупкуст. 313 ГК РФ . Лучше, если в поле «Плательщик» платежного поручения будет прямо указано, что компания платит за директора, например: «ООО “Щедрость” за Щедрина А.А.».

• указание оплатить его покупку;
• сумма и реквизиты для перечисления;
• обязательство возместить эту сумму компании;
• указание на то, когда и каким образом она будет возмещена.

Ограничений на удержание суммы задолженности из зарплаты работника по его собственному заявлению не существует - можно забрать в счет погашения долга хоть всю зарплату.

Если же директор брал на покупку деньги из кассы под отчет, то достаточно просто удержать их из его зарплаты (или других причитающихся ему выплат) как не возвращенную вовремя подотчетную сумму и тем самым закрыть долг.

ВАРИАНТ 2. Документы на покупку оформлены на компанию

В этом случае вам тоже понадобится распоряжение от директора с его обязательством возместить компании сумму покупки с указанием срока и способа возврата денег. Приобретенное им имущество не приходуйте на баланс. Просто отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом» задолженность директора перед организацией, а в момент погашения спишите ее.

Директор не станет возмещать суммы, которые тратит на себя, но согласен с тем, что их не следует учитывать при налогообложении

ВАРИАНТ 1. Проводим как неинтересные налоговикам расходы

Расходы компании, которые не были учтены при расчете налога на прибыль и НДС по которым не попал в вычеты, налоговики обычно не проверяют. В качестве таких расходов можно учесть те личные покупки директора, которые теоретически могли бы быть использованы в деятельности компании сразу или в течение небольшого промежутка времени. Превратить личные расходы в расходы компании несложно, если речь идет, например, о предметах обихода, которые могут пригодиться как дома, так и в офисе: от пылесосов и электрочайников до стульев и комнатных растений. Необходимые условия:

• покупка оформлена на компанию;
• очевидно нужна для ее деятельности, например для создания нормальных условий труда.

Если у вашего директора именно такие покупки, то по ним не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы (эти расходы не являются доходом директора).

ВАРИАНТ 2. Оформляем безвозмездную передачу

Это не самый выгодный способ. Но если покупки совсем уж непроизводственные, можно использовать и его. Лучше составить договор дарения - это избавит от начисления страховых взносов на стоимость подаркач. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если у вас нет намерения возмещать компании оплаченные за ее счет личные расходы, нельзя оформлять «покупные» документы на свое имя. Они должны быть выписаны на компанию. Так можно избежать уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Списать стоимость подаренного в налоговые расходы нельзяп. 16 ст. 270 , п. 29 ст. 270 НК РФ . НДФЛ со стоимости подарка нужно удержать при очередной выплате дохода директору, будь то зарплата, дивиденды или что-то ещеп. 1 ст. 226 НК РФ . При этом каждый раз можно удерживать не больше половины выдаваемой суммып. 4 ст. 226 НК РФ .

Необходимо также решить, как вы будете отражать подарки в бухгалтерском учете: как текущие расходы компании или как выплаты из чистой прибыли. Во втором случае необходимо решение собственников о ее распределении на эти цели. Если директор - не единственный участник, то сам он такое решение принять не вправе. Прибыль АО распределяет общее собрание акционеров - годовое или внеочередноеподп. 11 п. 1 ст. 48 Закона № 208-ФЗ , а прибыль ООО - общее собрание участниковст. 28 Закона № 14-ФЗ .

Директор знать ничего не хочет: «Ты бухгалтер, ты и придумай, как спрятать расходы»

Бухгалтеры, которые вынуждены работать с таким руководителем, используют следующие варианты.

ВАРИАНТ 1. Можно оформить заем

Беспроцентный заем можно оформить и задним числом на уже сделанные директором покупки. Поскольку предполагается, что возвращать заем директор не станет, то по истечении срока займа компания:

• <или> не будет требовать возврата предоставленных взаймы денег и через 3 года спишет их сумму в налоговые расходы как безнадежный долгподп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ . Срок возврата займа в таких случаях делают небольшим, чтобы 3 года истекли поскорее. Однако нужно быть готовыми доказать инспекторам экономическую оправданность предоставления беспроцентного займа директору. Ведь списываемые в составе безнадежных долгов расходы должны быть обоснованнымип. 1 ст. 252 НК РФ ; Постановления ФАС СЗО от 19.05.2008 № А42-9501/2005 ; ФАС ВВО от 17.05.2006 № А11-8632/2005-К2-25/484 .

Подробно о том, как исчислить НДФЛ, если компания, предоставив работнику заем, проценты не берет, а долг прощает, рассказано: 2010, № 11, с. 31

Списание долга как безнадежного не означает, что обязательство директора его вернуть прекращено. Поэтому нет оснований признавать заем доходом директора и начислять НДФЛ. Однако есть риск, что налоговики приравняют эту ситуацию к прощению долга, которое они рассматривают как подарокПисьмо Минфина России 22.01.2010 № 03-04-06/6-3 .

Что до страховых взносов, то, по мнению Минздравсоцразвития, их следует начислить на списанную сумму займаПисьмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010 № 1212-19 . С этим можно поспорить, ведь договор займа - это гражданско-правовой договор, связанный с переходом права собственности, а выплаты по таким договорам от взносов освобожденыст. 7 Закона № 212-ФЗ ; ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ . От того, что срок давности возврата взятых взаймы денег истек и обязательство заемщика тем самым прекратилось, договор займа не перестает быть таковым;

• <или> продлит срок займа либо будет прерывать срок исковой давности до бесконечности, сделав заем вечным. Это поможет не платить НДФЛ и страховые взносы с суммы займа. Однако в этом случае и сумму займа не получится списать в расходы.

Заем без возврата как способ выплаты денег - скорее, разовая мера. Ведь постоянные невозвратные займы проверяющие наверняка захотят переквалифицировать:

• <или> в оплату труда. При этом они доначислят НДФЛ и страховые взносыПостановление ФАС ВВО от 22.09.2010 № А17-5639/2008 ;
• <или> в подарки. Тогда у компании, списавшей их как безнадежные долги в связи с истечением срока давности, исключат их сумму из расходовп. 16 ст. 270 НК РФ . Правда, сделать это налоговики смогут только через судподп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ .

ВАРИАНТ 2. Можно формировать бесконечный подотчет

Взятые директором из кассы суммы, по которым он так и не отчитался, нередко остаются в «подотчетном» статусе надолго. Когда подходит к концу установленный в учетной политике срок нахождения денег у подотчетного лица, директор по бумагам «возвращает» деньги как неистраченные и тут же снова «берет» их - опять якобы на хозяйственные нужды компании. И так до бесконечности.

Как мы уже сказали, выдать работнику новую подотчетную сумму можно только после того, как он сдал авансовый отчет по прежней или вернул ее в кассуп. 11 Порядка... утв. Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 . И «зависший» подотчет формально мешает выдать директору необходимые для его работы суммы, например командировочные. Поэтому при необходимости, действительно, можно оформить возврат неизрасходованного аванса в кассу и тут же выдать сотруднику новый аванс.

ВАРИАНТ 3. Можно замаскировать личные траты директора под расходы компании, а НДС принять к вычету, но это опасно

В этом деле бухгалтерское сообщество уже поднаторело. Чего только не делают, чтобы учесть покупки директора в налоговых расходах и поставить к вычету НДС: на бумаге отпуск «превращают» в командировку, личные поездки на такси - в служебные, ужины в компании друзей - в деловые переговоры, для списания потраченного шефом бензина сочиняют извилистые маршруты в путевых листах и т. п.

Мнение читателя

“ Генеральный приобрел себе за счет фирмы спальный гарнитур. Принес документы и велел провести как расходы компании, НДС поставить к вычету. На просьбу привести пример использования кровати в управленческой деятельности, отмолчался” .

Ирина,
бухгалтер, г. Санкт-Петербург

Некоторые приобретенные директором вещи личного пользования легко учесть как расходы компании. Например, мебель и технику, автомобили. Но с основных средств приходится платить налог на имуществоп. 1 ст. 374 НК РФ , а с автомобилей - еще и транспортный налогп. 1 ст. 358 НК РФ . Кроме того, будьте готовы, что в ходе выездной проверки налоговики захотят провести инвентаризациюподп. 6 п. 1 ст. 31 , п. 13 ст. 89 НК РФ и своими глазами увидеть все имеющееся у компании добро.

Впрочем, «волшебные» способности бухгалтеров не безграничны. Обосновать использование, например, стиральной машины в деятельности книжного магазина вряд ли кому под силу. Поэтому директору лучше пересмотреть состав личных расходов за счет фирмы. И те покупки, которые трудно чем-то прикрыть, пусть оплачивает из собственного кармана.

ВАРИАНТ 4. Можно оформить мнимую аренду у директора, но здесь много не выгадать

Еще один способ выдать директору деньги - «взять» у него в аренду что-нибудь, что нужно компании, и ежемесячно выплачивать арендную плату. Из нее нужно удерживать НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ . Страховые взносы начислять не нужн оч. 3 ст. 7 Закона № 212-ФЗ . Арендную плату можно списать в налоговые расходыподп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ . Лучше, чтобы она не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными. Правда, исключить сумму превышения из расходов они смогут, только добившись в суде признания компании и директора взаимозависимыми лицамип. 3 ст. 40 , подп. 1 п. 2 ст. 40 , п. 2 ст. 20 НК РФ .

Конечно, директор верит в вас и убежден, что вы всегда что-нибудь придумаете. Но лучше сразу покажите шефу, что без рисков тратить деньги компании на себя не получится.

Что считается в законе личными расходами руководителей компании и как их правильно оформлять? Попробуем разобраться в этом вопросе, основываясь на мнении экспертов по данному вопросу и Налоговом Кодексе.

Затраты руководителя - расходы компании

Налоговый Кодекс РФ РФ (ст.252) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает такие критерии расходов:

1. расходы должны быть обоснованы, т. е. экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы;

2. расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).

При проверке различных расходов компании, налоговые или судебные органы выясняют в первую очередь, не кто произвел расходы, а для какой цели были произведены эти расходы и какие существуют документы, это подтверждающие. Поэтому, самое главное - расходы руководителей компании должны быть экономически обоснованными для компании и подтверждаться какими-либо документами. Если расходы руководителей не отвечают этим двум важнейшим критериям, то они могут вызвать вопросы у налоговых органов.

В том случае, когда глава компании - одновременно ее владелец, источником финансовых средств для его расходов могут быть: выплата дивидендов в соответствии с учредительными документами компании. На сегодняшний день к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 %, а оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель вправе тратить по своему усмотрению. А так же - прямое финансирование.

Любые расходы руководителя могут оплачиваться из бюджета компании - за счет прибыли, которая остается после выплаты всех налогов. В том случае, если расходы обоснованы и подтверждаются соответствующими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещается списывать расходы, которые делает руководитель на деловых встречах или командировках, например:

На питание
- для аренды автомобиля
- для оплаты гостиничного номера или зала для переговоров,
оплаты мобильной связи, Интернета и т.д.

В случае возникновения у бухгалтера компании сомнений в том, что выполненные расходы руководителя обоснованы, и при этом сумма расхода для компании несущественна, то лучше всего такие расходы отнести за счет прибыли. Обязательны отчеты о командировках, отчеты о бизнес встречах, в противном случае, представители налоговой службы будут считать расходы - необоснованными. Любые расходы, которые не подтверждены документально или выходят за рамки разумного (например, большое количество алкоголя на деловой встрече или оплата какого-то шоу и т.п.) также могут налоговой службой посчитаться необоснованными.

Для того, чтобы избежать проблем с налоговыми органами и правильно оформить расходы топ-менеджеров компании, лучше всего, чтобы бухгалтер компании составил бы для них письменную инструкцию - как правильно оформлять расходы, что можно принять на расходы, что нет и т.д. Кроме того, необходимо провести с руководящим звеном компании инструктаж на данную тему. Один раз в год можно пригласить специалистов из аудиторской компании специально на предмет проверки правильности оформления расходов.

Виды расходов руководителя

Расходы руководителя компании могут быть самыми разнообразными, но все же можно выделить основные:

Бензин - расходы руководителя компании на ГСМ могут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Но это возможно лишь при правильном оформлении путевых листов, в пределах нормативов расхода ГСМ, при условии служебного характера поездок руководителя.

Мобильная связь - затраты на телефон могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих доходы (ст. 264 НК РФ, п.1, пп.25, п.1). Но телефонные переговоры должны быть произведены только в служебных целях. Для проверки служебных целей телефонных переговоров - нужны детализированные счета операторов мобильной связи с указанием в них всех номеров телефонов абонентов, кодов городов (стран), дат и времени, продолжительности разговоров и их стоимости.

Обед или ужин в ресторане с деловыми партнерами - это представительские расходы. Но для правильного оформления таких расходов, которые порой могут быть очень большими, нужна оправдательно-распорядительная документация: приказ руководителя о представительских расходах, отчет о проведенных переговорах с перечнем присутствовавших представителей других компаний, авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих сделанные расходы, и т.п.

Приобретение каких-либо предметов искусства или дизайна для украшения интерьера офиса - необходимы документы, подтверждающие данные расходы, а также обязательно надо обосновать целесообразность таких покупок - например, для повышения имиджа компании или руководителя в глазах серьезных деловых партнеров и т.д.

Оплачивать расходы можно и с корпоративной пластиковой карты, и наличными, и безналичными платежами. Но при любом виде платежа нельзя оплачивать деньгами компании расходы на личные нужды: на одежду, парфюмерию, предметы личного интерьера, на развлечения и т.д. При оформлении любых расходов, важны: обоснованность + надлежащее документальное подтверждение.

"Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2012, N 42

В ряде случаев создание совета директоров общества является обязательным в силу закона. Так, акционерные общества обязаны его сформировать, если количество владельцев голосующих акций превышает 50 человек или его акции котируются на фондовой бирже. В то же время нередко ОАО, равно как и ООО, стремясь усовершенствовать систему управления предприятием, нередко принимают решение о необходимости создать совет директоров (наблюдательный совет) на добровольной основе. Как бы там ни было, в пользу таких "советчиков" производятся определенные выплаты, которые необходимо отразить в налоговом учете.

Наиболее распространенными организационно-правовыми формами коммерческих организаций являются общество с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерное общество (открытое или закрытое - ОАО или ЗАО). Деятельность первых регламентирована Законом от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ, вторых - Законом от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ (далее - Закон N 14-ФЗ и Закон N 208-ФЗ). При этом в правилах, по которым они функционируют, в частности в тех, что касаются порядка управления организацией, есть и немало общего.

Так, высшим органом управления как ОАО, так и ООО является общее собрание его собственников - акционеров или участников (п. 1 ст. 47 Закона N 208-ФЗ, п. 1 ст. 32 Закона N 14-ФЗ). Руководство текущей деятельностью осуществляется исполнительным органом, который может быть как единоличным, так и коллегиальным (п. 4 ст. 32 Закона N 14-ФЗ, п. 1 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Но помимо исполнительного органа как в обществе с ограниченной ответственностью, так и в акционерном обществе может быть создан совет директоров или наблюдательный совет (п. 1 ст. 64 Закона N 208-ФЗ, п. 2 ст. 32 Закона N 14-ФЗ). Более того, для АО с численностью акционеров более 50 человек его формирование обязательно (п. 2 ст. 103 ГК). При меньшем количестве собственников функции совета директоров может исполнять общее собрание акционеров (п. 1 ст. 64 Закона N 208-ФЗ).

В акционерных обществах члены совета директоров избираются общим собранием акционеров, а в обществах с ограниченной ответственностью выборы проходят в порядке, предусмотренном уставом (п. 1 ст. 47, п. 1 ст. 66 Закона N 208-ФЗ; п. 2 ст. 32 Закона N 14-ФЗ). Полномочия совета директоров во многом определяются тем, о какой именно организационно-правовой форме общества идет речь, но, безусловно, имеют схожий характер. Для АО они прописаны в п. 1 ст. 65 Закона N 208-ФЗ, для ООО - в п. 2.1 ст. 32 Закона N 14-ФЗ. Так, в компетенцию совета директоров акционерного общества входит решение вопросов общего руководства деятельностью организации, за исключением вопросов, отнесенных законодательством к сфере влияния общего собрания акционеров. Например , к ней относится определение приоритетных направлений деятельности общества. Компетенция совета директоров ООО определяется уставом общества в соответствии с законодательством, и в первую очередь к ней может быть отнесено опять же определение приоритетных направлений деятельности общества.

Так или иначе, но полномочия членов советов директоров идут рука об руку с соответствующими обязанностями, исполнение которых в том числе может потребовать определенных расходов, например, на проезд к месту проведения собрания и обратно, к месту проживания. В связи с этим как Законом N 208-ФЗ, так и Законом N 14-ФЗ предусмотрено, что по решению общего собрания собственников (акционеров или участников) членам совета директоров в период исполнения ими своих обязанностей могут выплачиваться вознаграждения и (или) компенсироваться расходы, связанные с исполнением ими своих функций. Размеры таких выплат устанавливаются учредителями юрлица также на общем собрании (п. 2 ст. 64 Закона N 208-ФЗ).

Отношения организации с членами совета директоров регулируются гражданским законодательством и основываются на уставе компании, а также решениях акционеров или участников. Собственно говоря, Трудовым кодексом прямо установлено, что его положения на членов совета директоров не распространяются (ст. ст. 11, 17 ТК). Таким образом, трудовой договор в связи с исполнением функций членов совета директоров не заключается, положенные работникам трудовые гарантии и компенсации в виде отпуска или оплаты больничного и т.п. им не предоставляются, а выплачиваемое по решению собственников вознаграждение не является оплатой труда в том смысле, который в это вкладывается ст. 129 Трудового кодекса. В свою очередь, это означает, что и к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли и расчета единого налога на УСН их отнести нельзя. Более того, п. 48.8 ст. 270 Налогового кодекса прямо предусмотрено, что вознаграждения и иные выплаты членам совета директоров относятся к расходам, которые не подлежат учету при налогообложении прибыли, а в силу положений ст. 346.16 Кодекса и при УСН. Ведь перечень расходов, которые "спецрежимники" вправе принять во внимание при расчете единого налога, если это позволяет сделать объект налогообложения, носит закрытый характер и упоминание о выплатах в пользу совета директоров не содержит.

Обратите внимание! В бухгалтерском учете членские выплаты совету директоров могут отражаться в составе прочих расходов на счете 91-2, то есть в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99, План счетов, утв. Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н). Однако это приведет к возникновению разницы между налоговым и бухгалтерским учетом и к необходимости отражать постоянное налоговое обязательство. Избежать этого можно, если общим собранием учредителей будет принято решение о выплатах членам совета директоров за их работу в наблюдательном совете из средств нераспределенной прибыли компании. Тогда такие суммы будут проведены с использованием счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" и разниц в учете не возникнет.

Впрочем, есть, что называется, и хорошие новости. Поскольку члены совета директоров не связаны с компанией трудовыми отношениями, то выплаты в их пользу не являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды, в том числе на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Конечно, помимо выплат в пользу физлиц, которые производятся в рамках трудовых отношений, страховыми взносами облагаются также вознаграждения по гражданско-правовым договорам на выполнение работ или оказание услуг, авторским договорам и т.п. (п. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ, ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Однако вознаграждение членам совета директоров к таковым опять же не относится, поскольку производится на основе решения общего собрания акционеров или участников общества. Подтверждают этот вывод и специалисты Минздравсоцразвития России в Письмах от 1 марта 2010 г. N 421-19, от 7 мая 2010 г. N 1145-19, от 5 августа 2010 г. N 2519-19.

Что касается уплаты НДФЛ, то здесь действуют общие правила, и организация как налоговый агент должна исчислять и удерживать этот налог с выплат в пользу "комсостава", а также перечислять его в бюджет (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. п. 1, 6 ст. 226 НК).

Вознаграждение работника

Как уже упоминалось, отношения с членами совета директоров регулируются гражданским законодательством. Однако это касается лишь исполнения обязанностей, обусловленных членством в таком наблюдательном совете. Запрета на параллельную работу в компании на какой-либо должности для членов совета директоров законодательство не устанавливает. Исключение предусмотрено лишь в отношении председателя совета директоров, который не может одновременно занимать должность руководителя организации (п. 2 ст. 66 Закона N 208-ФЗ; п. 2 ст. 32 Закона N 14-ФЗ).

В остальном, оформив представителей "комсостава" в штат, компания, по сути, будет выплачивать им заработную плату, которую на основании ст. 255 Налогового кодекса сможет учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда, а на основании п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ - облагать страховыми взносами. Нет препятствий и для заключения с "управленцами" гражданско-правового договора, например на оказание консультационных или информационных услуг. Вознаграждение по нему компания также сможет включить в состав расходов на оплату труда на основании п. 21 ст. 255 Кодекса. Страховыми взносами оно при этом будет облагаться в общем порядке.

При этом необходимо учитывать, что заключение трудового или гражданско-правового договора с членами совета директоров на исполнение обязанностей, связанных именно с членством в наблюдательном совете, не меняет порядка учета выплачиваемых им вознаграждений. Иными словами, включить их в состав расходов на оплату труда это не позволит (Письма Минфина России от 5 марта 2010 г. N 03-03-06/1/116, от 22 мая 2009 г. N 03-03-07/12, от 19 марта 2009 г. N 03-03-06/1/166 и от 12 марта 2009 г. N 03-03-06/1/123).

Компенсация расходов

Очевидно, что, так же как и вознаграждение, компенсация расходов члена совета директоров, связанных с его обязанностями "управленца", в расходах по налогу на прибыль и единому налогу на УСН не учитываются (п. 48.8 ст. 270, ст. 346.16 НК). Аналогичным образом по тем же причинам, что и вознаграждение, компенсация расходов не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды. Однако она не подлежит также и обложению НДФЛ, поскольку экономической выгоды от ее выплаты представитель "комсостава" не получает (ст. 41 НК).

Прочие расходы

Помимо выплаты вознаграждения членам совета директоров его деятельность требует от компании и иных расходов, как то: расходы на содержание помещения для проведения собрания, канцтовары, делопроизводство, почтовое извещение или междугородные переговоры и т.д. и т.п. В Письме от 19 апреля 2011 г. N 03-03-06/1/248 представители Минфина России указали, что такие затраты вполне могут уменьшать базу по налогу на прибыль. Соответствующие основания можно найти в п. 1 ст. 264 Налогового кодекса, содержащем перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, которые учитываются при расчете налога на прибыль. Среди прочего, отметили чиновники, в нем поименованы: представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества; расходы на канцелярские товары; расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги; расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Главное, чтобы при этом были выполнены условия признания расходов в налоговом учете, предусмотренные п. 1 ст. 252 Кодекса. Иными словами, они должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Личные расходы директора: можно ли жить за счет фирмы?

Любые расходы руководителя могут быть оплачены из бюджета компании – за счет прибыли, остающейся после выплаты всех налогов. Впрочем, некоторые расходы можно «повесить» на затраты, уменьшив налог на прибыль и фактически увеличив свой собственный доход.

Какие затраты руководителя БЕЗУСЛОВНО можно отнести на расходы?

Необходимо отметить, что законодательство РФ о налогах не содержит норм, связывающих отнесение затрат фирмы на уменьшение полученных фирмой доходов с тем, какое лицо производит эти расходы: руководитель или не руководитель.

Закон (ст. 252 НК РФ) в целях исчисления налога на прибыль устанавливает только следующие критерии:

1) расходы должны быть обоснованы, то есть экономически оправданы для деятельности конкретной фирмы,

2) расходы должны быть документально подтверждены, то есть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти расходы (например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии со служебным заданием).

Такой же принцип и для принятия к вычету расходов в части НДС, но у покупателя обязательно должен быть счет-фактура, оформленный в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Поэтому в случае налоговой проверки налоговый орган будет выяснять не только и не столько, кто произвел расходы денег фирмы (хотя это тоже немаловажный факт), а для какой цели эти расходы сделаны и какими документами они подтверждены. Аналогично будет выясняться вопрос расходов и обращения в суд, если спор об обоснованности расходов дойдет до суда.

Если руководитель одновременно входит в число владельцев фирмы, то вопрос об источнике денег для его расходов иногда решается не через прямое финансирование расходов за счет денег фирмы, а через регулярную (но, в соответствии с учредительными документами фирмы!) выплату дивидендов . В данный момент к налоговой базе по доходам, полученным в виде дивидендов от российских организаций российскими гражданами, являющимися налоговыми резидентами РФ, применяется налоговая ставка 9 процентов. Оставшиеся после налогообложения дивиденды руководитель может тратить по своему усмотрению. Бывает, что такой путь целесообразнее, чем обосновывать, для какой цели руководитель потратил деньги фирмы на «ужин в ресторане» или «номер в отеле».

Если же расходы обоснованы и подтверждены надлежащими документами, то в целях исчисления налога на прибыль не запрещено списывать расходы, обычно производимые руководителями при командировках или деловых встречах, например: на питание, аренду автомобиля, гостиничного номера или зала для переговоров, мобильную связь, Интернет и пр.

Бухгалтерам фирм, применяющих УСН или ЕСХН, нужно быть особенно внимательными и проверять каждый вид расхода на соответствие правилам НК РФ для УСН или ЕСХН, так как для этих спецрежимов не все расходы могут приниматься к уменьшению доходов, даже если расход обоснован с точки зрения производственной целесообразности самой фирмы. К документам, составленным на иностранном языке , необходимо прилагать перевод на русский язык .

Какие расходы руководителя оплачивать за счет фирмы можно с осторожностью?

Если бухгалтер имеет сомнения в том, что расход надлежаще обоснован и при этом сумма расхода не является для фирмы существенной, правильнее такой расход отнести за счет прибыли и не тратить потом время на споры об обоснованности такого расхода.
Если же такое решение не находит понимания, то руководителю желательно учитывать, что любые расходы, не подтвержденные надлежащими документами и/или выходящие за рамки разумных пределов по стоимости и/или по содержанию, могут быть предметом спора с налоговым органом. Например, расходы на вино, водку, пиво, сигареты, шоу-группы и т. п. при проведении деловых переговоров. Отсутствие отчета о командировке и/или бизнес-встрече очень нежелательно, т. к. налоговый орган может посчитать расходы на эти мероприятия необоснованными.

Какие «экзотические» виды расходов вам приходилось встречать у ваших клиентов?

Сейчас уже не «начало 90-х», и бизнес становится более образованным. Но бывают случаи, когда с корпоративных пластиковых карт , выдаваемых для использования в командировках, руководители фирм, особенно если они еще и владельцы бизнеса, производят расходы на личные нужды и нужды своей семьи. Например, приобретают парфюмерию, одежду, предметы интерьера, оплачивают развлекательные центры и т. п. Отнесение таких расходов «на себестоимость» фирмы законом не предусмотрено.

Что вы можете посоветовать руководителю, чтобы сократить риски начисления штрафов за неверно оформленные расходы (риски ошибок «штатной бухгалтерии »)?

«Штатная бухгалтерия» бывает разная по квалификации. Если руководитель имеет основания считать, что бухгалтер квалифицирован в вопросе оформления расходов, необходимо, чтобы бухгалтер провел с работниками инструктаж по оформлению расходов и составил им письменную памятку (как должны быть оформлены расходы, что можно принять на расходы, а что нельзя). Если же вышеуказанное решение не подходит, желательно пригласить стороннего специалиста для проведения данной работы, особенно если расходы руководящего звена регулярны и существенны по размеру. Кроме того, желательно примерно раз в полгода-год проводить проверку правильности оформления расходов силами внешних консультантов, которые имеют опыт участия в налоговых проверках и в судебных спорах. Это будет определенной подстраховкой для «штатной бухгалтерии» и уменьшит риски ошибок.

Александра НИКОЛАЕВА, ведущий эксперт «ПАГ» юридической группы «Прайвэт Атторнейз Гроуп», управляющий партнер московского офиса.

www. pag-group. ru

Журнал «На стол руководителю» №29, 2008г.

В статье рассмотрим, что выгоднее компании с точки зрения учета управленческих расходов – директор в штате, управляющий предприниматель или управленческая компания. С точки зрения менеджмента между этими вариантами нет разницы, но с точки зрения налоговых последствий учета расходов на управление – есть.

Режим налогообложения управленца влияет на налоговую нагрузку . А от того, в штате он или нет, зависят налоговые риски. Если сторонний управленец взаимозависим, дублирует функции штатного директора и привлекать его, по мнению проверяющих, не было смысла, то расходы могут снять. Но в большинстве случаев налогоплательщики доказывают свою правоту в суде. Главное, чтобы у компании имелись надлежаще оформленные документы (постановления АС Северо-Кавказского округа от 18.03.16 № Ф08-1159/2016, от 22.07.15 № Ф08-4603/2015).

Вариант первый: штатный директор

Штатный директор существенно экономит налог на прибыль . При учете управленческих расходов такие затраты относятся к расходам на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Если компания применяет упрощенку с объектом «доходы минус расходы», зарплату директора можно учесть в расходах (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Минус такого варианта — уплата страховых взносов (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212‑ФЗ, далее — Закон № 212‑ФЗ). Однако, если зарплата директора превышает лимиты отчислений, их тарифы снижаются. Так, при доходе сотрудника свыше 796 тыс. рублей в год тариф взносов в ПФР составит не 22 процента, а 10 процентов (ст. 8, 12, 58.2 Закона № 212‑ФЗ). При доходе свыше 718 тыс. рублей в год, тариф взносов в ФСС равен 0 процентов, а не 2,9 процента (постановление Правительства РФ от 26.11.15 № 1265).

Говоря о расходах на управление, надо отметить, что с зарплаты директора следует удержать НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 210 НК РФ). Но если управляющим было бы юрлицо на ОСН, оно заплатило бы налог по ставке 20 процентов.

Вариант второй: управляющий-предприниматель

Функции исполнительного органа передаются дружественному предпринимателю. Он получает за это вознаграждение. У компании расходы на управление уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если ИП применяет общую систему, то компания получает право на вычет НДС со стоимости услуг (п. 2 ст. 171 НК РФ).

С вознаграждения сторонний управляющий на общей системе уплатит НДФЛ по ставке 13 процентов, как и штатный директор. Директор-упрощенец заплатит 6 процентов единого налога.

Надо помнить еще об одном пункте управленческих расходов. В 2016 году ИП должен уплатить за себя страховые взносы в размере 23 153,33 рубля. Размер взносов увеличивается на 1 процент от суммы дохода, превышающей 300 тыс. рублей. Но общая сумма взносов не может быть более 158 648,69 рублей в год (ч. 2 ст. 12, ст. 14 Закона № 212‑ФЗ, ч. 3 ст. 4.5 Закона от 29.12.06 № 255‑ФЗ).

Такой способ управления должен быть оправдан. Компании стоит подготовиться к ответу на вопрос, зачем нужно было привлекать стороннего управляющего, особенно если раньше директор был в штате. Но высоких рисков нет.

Во-первых, корпоративное право не запрещает передавать полномочия исполнительного органа другому лицу. Во-вторых, НК РФ не запрещает учитывать вознаграждение управленца в расходах. КС РФ подтвердил это право еще в 2007 году (определение от 04.06.07 № 320-О-П). Главное, чтобы функции стороннего управленца не дублировали функции иных сотрудников (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.05.06 № А13-5263/2005-15).

ФАС Северо-Западного округа (постановление от 20.03.14 № Ф07-1457/2014) при рассмотрении подобного спора установил, что управленец давал указания о порядке применения методологии учета для составления отчетности, обязательной для применения всеми компаниями группы, и доводил до сведения исполняющих бухгалтеров внесенные в методологию изменения. В обязанности штатных менеджеров и директоров проверяемого общества эти функции не входили. В результате учет расходов на управление суд признал правомерным.

Вариант третий: управляющая компания

Рассмотрим плюсы и минусы использования управляющей компании с точки зрения управленческих расходов. Функции исполнительного органа передаются дружественной управляющей компании. Налоговые последствия зависят от того, какой режим применяет последняя — УСН или общую систему.

Управленец заплатит с суммы вознаграждения 20 процентов налога на прибыль или 6 процентов единого налога. При этом организация учтет эту сумму в налоговых расходах (подп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ). Со стоимости вознаграждения НДС принимается к вычету.

Риски такие же, как и при использовании дружественного ИП. Контролеры заявляют, что такие управленческие расходы - расходы на оплату услуг управляющей компании - экономически неоправданны. Но суды с такими выводами не соглашаются.

В деле, которое рассмотрел ФАС Восточно-Сибирского округа, инспекторы привели довод о том, что в организационной структуре общества есть собственный аппарат управления (постановление от 28.03.11 № А78-5740/2010). Однако у компании были в наличии все документы, обосновывающие управленческие расходы, поэтому суд встал на ее сторону.

Проблемы возникают, если из документов не ясно, какую конкретно работу по управлению выполняла сторонняя организация (постановление АС Северо-Кавказского округа от 21.12.15 № Ф08-9034/2015). Налоговики могут отказать в учете расходов на управление.

В данном деле суд признал такое решение незаконным. Управляющая компания осуществляла аналогичные функции еще в 14 организациях. Из актов было видно, сколько она заключила договоров, провела совещаний. В документах перечислялось, какие вопросы решила компания в области управления кадрами, сетевой безопасности, контроля учета.

Компании обосновывают необходимость привлечения управляющей организации с учетом специфики своей деятельности. Например, химическое производство отстояло учет затрат на управление, так как управляющая компания анализировала конъюнктуру рынка, изменения в ставках таможенных пошлин и занималась логистикой (постановление АС Северо-Кавказского округа от 21.12.15 № Ф08-9164/2015).

Какой вариант учета управленческих расходов выгоднее

Рассмотрим на примере, какой вариант учета расходов на управление дает наибольшую выгоду (см. таблицу).

Расчет наиболее выгодного варианта учета расходов на управление (млн руб.)

Показатель	Штатный директор	Директор-предприниматель	Управляющая компания		общая система		общая система
Управляемая компания	0,70 (1,63 - 2,33)		3,80 (-2 - 1,8)		3,80 (-2 - 1,8)
Страховые взносы
Налог на прибыль	2,33 ((100 × 10%) 1,63) × 20%)	2,00 ((100 × 10%) × 20%)	2,00 ((100 × 10%) × 20%)	2,00 ((100 × 10%) × 20%)	2,00 ((100 × 10%) × 20%)
			1,80 ((100 × 10%) × 18%)		1,80 ((100 × 10%) × 18%)
Управляющий		0,60 (0,48 + 0,12)	3,20 (1,80 1,28 0,12)		5,10 (1,80 + 1,67 + 1,63)
			1,80 ((100 × 10%) × 18%)		1,80 ((100 × 10%) × 18%)
НДФЛ (налог на прибыль)	1,30 ((100 × 10%) × 13%)		1,28 (((100 × 10%) - 0,12) × 13%)		1,67 (((100 × 10%) - 1,63) × 20%)
Единый налог при УСН (6%)
Страховые взносы
0,60 (-0,70 + 1,30)	1,40 (-2 + 0,60)	0,60 (-3,80 + 3,20)	0,37 (-2 + 1,63)	1,30 (-3,80 + 5,10)

На цифрах

Выручка компании, которая решила воспользоваться услугами управляющего, составляет 100 млн рублей в год. Вознаграждение управляющего — 10 процентов от выручки, то есть 10 млн рублей. Зарплата сотрудников управляющей компании равна вознаграждению за услуги управления (10 млн руб.). Сумма взносов в отношении штатного директора — 1,63 млн рублей. Сумма взносов в отношении сотрудников управляющей компании также равна 1,63 млн рублей. Страховые взносы в отношении директора-ИП составляют 0,12 млн рублей. Единый налог при УСН, который уплачивает дружественный ИП с суммы вознаграждения, равен 0,48 млн рублей.

Как видно из таблицы, наиболее выгодным вариантом учета расходов на управление является директор — ИП на упрощенке. Или директор — ИП на общем режиме. Управляющая компания на УСН также дает существенную экономию. Менее привлекательно пользоваться услугами штатного директора и управляющей компании на общем режиме.